HEMOPROJECT, con domicilio en Bogotá, Colombia, correo electrónico gerencia@hemoproject.org, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de informar a los titulares de los datos personales sobre la forma en que se recolectan, almacenan, usan, circulan, transmiten, actualizan, suprimen y, en general, tratan sus datos personales en el marco de sus actividades corporativas, académicas, científicas, logísticas, comerciales, formativas, presenciales, virtuales o híbridas, así como en los procesos de comunicación, relacionamiento, operación y gestión de eventos.
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
Razón social o nombre: HEMOPROJECT
Domicilio: Bogotá, Colombia
Correo electrónico de contacto: gerencia@hemoproject.org
Responsable / área encargada: Gerente Comercial
En caso de que exista un tercero que opere procesos logísticos, tecnológicos, de registro, comunicaciones, producción, soporte, alojamiento web o gestión operativa en nombre del responsable, este actuará como encargado del tratamiento, únicamente bajo instrucciones del responsable y dentro de los fines autorizados por el titular.
Para efectos de esta política, se entenderá por dato personal cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; por titular, la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento; por tratamiento, cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión; por responsable del tratamiento, la persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos; y por encargado del tratamiento, la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de los datos por cuenta del responsable.
La presente política aplica al tratamiento de los datos personales recolectados a través de formularios web, correos electrónicos, registros digitales, plataformas de inscripción, sitios web, llamadas, mensajes, eventos, actividades presenciales, virtuales o híbridas, encuestas, bases de datos y demás canales habilitados para la relación con asistentes, conferencistas, invitados, aliados, proveedores, clientes, prospectos comerciales y demás personas vinculadas con las actividades desarrolladas por HEMOPROJECT.
El responsable podrá recolectar y tratar, según corresponda, datos tales como nombre, apellidos, tipo y número de documento si aplica, correo electrónico, número de teléfono, profesión, cargo, especialidad, ciudad, institución, empresa, modalidad de participación, códigos de registro, información de participación, datos asociados a comunicaciones logísticas, respuestas a formularios, preferencias de contacto, información comercial suministrada voluntariamente, así como cualquier otra información que el titular entregue en el marco de la relación con HEMOPROJECT.
El responsable no solicitará datos sensibles salvo que ello sea estrictamente necesario, esté legalmente permitido y medie autorización expresa del titular cuando corresponda. En caso de llegar a recolectarse datos sensibles, se informará su carácter facultativo y la finalidad específica de su tratamiento.
Los datos personales serán tratados para una o varias de las siguientes finalidades:
a) Gestionar el registro, validación, confirmación y administración de inscripciones a eventos, actividades, jornadas, reuniones, programas o espacios organizados, operados o apoyados por HEMOPROJECT.
b) Asignar códigos de registro, accesos, credenciales, controles de ingreso y mecanismos de participación.
c) Enviar correos de confirmación, agenda, recordatorios, información logística, instrucciones de participación y comunicaciones relacionadas con las actividades de HEMOPROJECT.
d) Contactar al titular para atender solicitudes, dudas, modificaciones, soporte o novedades relacionadas con su inscripción, participación, solicitud comercial o vínculo con la organización.
e) Organizar la logística operativa, académica, técnica, administrativa, comercial y comunicacional de eventos, jornadas, actividades y servicios.
f) Elaborar listados de asistentes, reportes internos, estadísticas, métricas de participación y análisis de gestión.
g) Verificar información suministrada por el titular y mantener actualizada la base de datos.
h) Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales, administrativas, comerciales, contables o de seguridad.
i) Conservar soportes de inscripción, comunicaciones, solicitudes, propuestas, cotizaciones, registros y trazabilidad operativa.
j) Compartir información con encargados del tratamiento que apoyen procesos de registro, operación, soporte tecnológico, mailing, hosting, gestión web, logística, producción, atención de usuarios o gestión administrativa, exclusivamente para las finalidades autorizadas.
k) Enviar información sobre futuras actividades, eventos, jornadas académicas, científicas, corporativas, comerciales, contenidos relacionados, servicios o iniciativas de HEMOPROJECT, siempre que exista autorización del titular o una base legal que lo permita.
El titular de los datos personales tiene derecho a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o encargado del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información.
f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Estos derechos se ejercerán en los términos previstos por la ley colombiana de protección de datos personales.
El tratamiento de los datos personales por parte del responsable requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales. Dicha autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, mediante formularios web, casillas de aceptación, correos electrónicos, documentos suscritos, mensajes o cualquier otro mecanismo que permita su consulta posterior.
Al diligenciar formularios, aceptar casillas de autorización, enviar información por canales oficiales, solicitar información comercial, participar en eventos o continuar voluntariamente con cualquier proceso de registro o contacto con HEMOPROJECT, el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales para las finalidades aquí previstas.
En los canales de recolección de datos se pondrá a disposición del titular un aviso de privacidad o referencia visible a la presente política, informando como mínimo la identidad del responsable, las finalidades del tratamiento, los derechos del titular y los canales para ejercerlos.
En principio, los servicios, formularios, eventos y actividades de HEMOPROJECT no están dirigidos a menores de edad. Si excepcionalmente se llegaren a tratar datos de niños, niñas o adolescentes, ello se realizará en observancia de las reglas legales aplicables, respetando su interés superior y con la autorización de su representante legal cuando corresponda.
El responsable podrá transmitir o compartir datos personales con terceros encargados que apoyen servicios de hosting, formularios, envío de correos, almacenamiento, soporte técnico, operación logística, producción de eventos, atención de asistentes, gestión comercial, gestión administrativa y demás procesos necesarios para el desarrollo de las actividades de HEMOPROJECT, siempre bajo condiciones de confidencialidad, seguridad y conforme a las finalidades autorizadas.
En caso de transferencias o transmisiones nacionales o internacionales, estas se realizarán conforme a la normatividad vigente y bajo las medidas jurídicas, técnicas y organizacionales necesarias para la protección de la información.
El responsable adoptará medidas razonables de seguridad, de carácter administrativo, técnico y humano, para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación o tratamiento no autorizado.
No obstante, el titular reconoce que ninguna plataforma o medio es completamente infalible y que las medidas implementadas se ajustarán a estándares razonables de seguridad según la naturaleza de la información y los riesgos asociados.
Las consultas, solicitudes, actualizaciones, rectificaciones, revocatorias de autorización, supresiones y reclamos relacionados con datos personales deberán dirigirse al correo gerencia@hemoproject.org o al canal que se disponga para ello, indicando como mínimo el nombre del titular, datos de contacto, descripción clara de la solicitud y, de ser necesario, documentos que soporten la petición.
Las consultas serán atendidas dentro de los términos legales aplicables. Cuando se trate de reclamos, si la información suministrada está incompleta, se podrá requerir al interesado para que subsane la solicitud. Si el responsable no es competente para resolverla, dará traslado a quien corresponda e informará de ello al titular, cuando sea procedente.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, para atender obligaciones legales, contractuales, contables, comerciales, de trazabilidad, seguridad o defensa jurídica, y posteriormente por el tiempo que disponga la ley o mientras subsista una finalidad legítima de conservación.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 15 de abril de 2026. El responsable podrá modificarla en cualquier momento, caso en el cual publicará la versión actualizada en sus canales oficiales o en el sitio web correspondiente.
Para consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con protección de datos personales, el titular podrá escribir a:
Correo electrónico: gerencia@hemoproject.org
Responsable / área encargada: Gerente Comercial
